Постановление администрации Миасского городского округа Челябинской области от 09.09.2014 N 5504 "Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции "Документационное обеспечение деятельности Главы Администрации Миасского городского округа, заместителей Главы Администрации"
АДМИНИСТРАЦИЯ МИАССКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 сентября 2014 г. № 5504
Об утверждении Административного регламента
исполнения муниципальной функции "Документационное
обеспечение деятельности Главы Администрации
Миасского городского округа, заместителей
Главы Администрации"
В соответствии с требованиями Федерального закона РФ от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановления Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 № 373 "О разработке и утверждении Административных регламентов исполнения государственных функций и Административных регламентов предоставления государственных услуг" и в соответствии с постановлением Администрации Миасского городского округа от 29.03.2012 № 1323 "Об утверждении Реестров муниципальных функций и муниципальных услуг, исполняемых и предоставляемых на территории Миасского городского округа в области организационно-правовой деятельности", руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом Миасского городского округа,
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Административный регламент исполнения муниципальной функции "Документационное обеспечение деятельности Главы Администрации Миасского городского округа, заместителей Главы Администрации" в соответствии с приложением к настоящему постановлению.
2. Начальнику отдела референтуры Главы Администрации Спиридоновой М.В. опубликовать настоящее постановление и разместить на официальном сайте Администрации Миасского городского округа миасс.рф в сети Интернет.
3. Начальнику Управления организационной, контрольной и кадровой работы Куйдиной Н.К. обеспечить направление копии настоящего постановления для включения в Регистр муниципальных нормативных актов Челябинской области.
4. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на заместителя Главы Администрации (руководителя аппарата) Кирсанова Д.Ф.
Глава Администрации
Миасского городского округа
Челябинской области
С.В.ТРЕТЬЯКОВ
Приложение
к постановлению
Администрации
Миасского городского округа
Челябинской области
от 9 сентября 2014 г. № 5504
Административный регламент
исполнения муниципальной функции
"Документационное обеспечение деятельности
Главы Администрации Миасского городского округа,
заместителей Главы Администрации"
I. Общие положения
1. Наименование функции: "Документационное обеспечение деятельности Главы Администрации Миасского городского округа, заместителей Главы Администрации" (далее по тексту - муниципальная функция).
2. Муниципальную функцию исполняют:
1) Управление организационной, контрольной и кадровой работы Администрации Миасского городского округа (далее по тексту - Управление);
2) референтура Главы Администрации Миасского городского округа.
3. Нормативно-правовые акты, регулирующие исполнение Муниципальной функции:
- Устав Миасского городского округа;
- Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
- Положение об Управлении организационной, контрольной и кадровой работы, утвержденное распоряжением Администрации МГО;
- Положение о референтуре Главы Администрации МГО, утвержденное распоряжением Администрации МГО.
4. Предметом контроля является деятельность по организации своевременного и оперативного документационного обеспечения деятельности Главы Администрации и его заместителей.
5. При осуществлении контроля должностные лица имеют право:
- требовать соблюдение требований федеральных законов, законов Челябинской области и нормативных актов органов местного самоуправления Миасского городского округа, а также государственных стандартов и технических регламентов;
- принимать меры по устранению нарушений, их предупреждению;
- требовать необходимые материалы и документы, в том числе оригиналы документов, а также объяснения и разъяснения, как в устной, так и в письменной форме;
- анализировать выявленные причины нарушения или ненадлежащего исполнения требований федеральных законов, законов Челябинской области и нормативных актов органов местного самоуправления Миасского городского округа, а также государственных стандартов и технических регламентов;
- проводить плановые и внеплановые проверки.
6. Получателями результатов исполнения муниципальной функции являются юридические и физические лица, предприятия и организации всех форм собственности (далее по тексту - заинтересованные лица).
7. Результатом исполнения муниципальной функции является наличие упорядоченной системы управления документационного обеспечения в Администрации МГО.
II. Порядок информирования
об исполнении муниципальной функции
8. Местонахождение Управления: г. Миасс, пр. Автозаводцев, 55. Прием посетителей, письменных обращений (заявлений), консультирование по вопросам исполнения муниципальной функции осуществляется в кабинете № 1, первый этаж.
График работы Управления:
понедельник - четверг
-
с 8:00 до 13:00,
-
с 13:45 до 17:00.
пятница, предпраздничные дни
-
с 8:00 до 13:00,
-
с 13:45 до 15:45
Справочные телефоны: 8(3513)57-42-87, 57-48-62.
Адрес электронной почты: info@g-miass.ru.
9. Почтовый адрес для направления письменных обращений по вопросам исполнения муниципальной функции: пр. Автозаводцев, 55, г. Миасс, 456300, Администрация Миасского городского округа.
10. Порядок получения информации заявителями по вопросам исполнения муниципальной функции, сведений о ходе исполнения муниципальной функции:
1) Информация о порядке исполнения Муниципальной функции предоставляется специалистами Управления:
- по телефону;
- по электронной почте;
- при устном общении;
- при письменном обращении.
2) Ответ на телефонный звонок специалистом Управления начинается с информации о наименовании подразделения, в которое позвонил обратившийся, фамилии, имени, отчества, должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора должно быть кратким.
3) При осуществлении индивидуального устного информирования о порядке исполнения муниципальной функции, принимаются все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других специалистов.
4) Специалисты Управления могут предложить заявителю обратиться за информацией о порядке исполнения муниципальной функции в письменном виде либо назначить другое удобное для него время для устного информирования.
5) При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Управления подробно и в вежливой (корректной) форме предоставляют информацию по следующим вопросам:
- о месте нахождения, почтовом и электронных адресах, графике работы Управления;
- сообщают входящий номер, под которым зарегистрировано письменное обращение;
- о порядке и сроках рассмотрения обращений, установленных в Администрации Миасского городского округа, в соответствии с законодательством РФ, нормативными актами Челябинской области, Уставом Миасского городского округа;
- о должностном лице, структурном подразделении, ответственных за рассмотрение обращения.
При невозможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы, специалист, принявший телефонный звонок, переадресовывает его на другого специалиста Администрации МГО или сообщает телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Иная информация по исполнению муниципальной функции предоставляется при личном и письменном обращениях.
11. Письменные обращения принимаются специалистами Управления в соответствии с графиком работы, указанном в п. 8 настоящего Регламента.
12. На официальном сайте Администрации МГО размещается информация:
- полное наименование и место нахождения Управления;
- номера телефонов, по которым можно получить необходимую информацию;
- график работы;
- полный текст настоящего Административного регламента.
13. Муниципальная функция исполняется на безвозмездной основе. Какие-либо организации в исполнении муниципальной функции не участвуют.
14. Муниципальная функция исполняется постоянно, с соблюдением сроков, установленных Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" 159-ФЗ.
III Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования
к порядку их выполнения
15. Муниципальная функция "Документационное обеспечение деятельности Главы Администрации Миасского городского округа, заместителей Главы Администрации" включает в себя исполнение следующих административных процедур:
1) Прием и регистрация входящей документации;
2) Автоматизированный учет документации с использованием программы электронной регистрации документов;
3) Направление на рассмотрение обращений Главе Администрации МГО, заместителям Главы Администрации;
4) Своевременное и оперативное предоставление информации заинтересованным лицам о прохождении корреспонденции;
5) Организация контроля исполнения управленческих решений, Главы Администрации и заместителей Главы Администрации МГО;
6) Регистрация и отправка исходящих писем Главы Администрации МГО;
7) Формирование дел, учет и оперативное хранение дел Управления.
16. Прием и регистрация входящей документации.
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты сектора регистрации и контроля Управления.
2) Основанием для начала осуществления Административной процедуры является поступление входящей корреспонденции, адресованной Главе Администрации Миасского городского округа путем личного обращения, по почте, электронной почте или факсу;
3) Административная процедура исполняется в течение одного рабочего дня и включает в себя следующие административные действия:
- приемка корреспонденции, проверка правильности указания адресата корреспонденции и целостности упаковки, при этом:
а) поступившие в сектор регистрации и контроля письма с личными и коллективными обращениями (жалобами) граждан передаются на регистрацию в отдел по работе с обращениями граждан Администрации МГО;
б) поступившая корреспонденция, адресованная непосредственно руководителям отраслевых (функциональных) органов, структурных подразделений Администрации МГО, Главе Миасского городского округа, в Собрание депутатов, конверты с пометкой "лично", - передаются соответствующим помощникам руководителей для ознакомления с последующей передачей по назначению. Прием и учет документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение, осуществляются лицом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения;
в) судебные повестки, поступающие в Администрацию Миасского городского округа, принимаются и регистрируются в Правовом управлении;
г) поступившие документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются в отдел мобилизационной работы. Обращение с документацией, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется отделом мобилизационной работы Администрации МГО в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 05.01.2004 № 3-1.
Документы с пометкой "Служебное" регистрируются в общем порядке специалистами сектора регистрации и контроля Управления.
- вскрытие конвертов (бандеролей), за исключением имеющих пометку "лично", проверка правильности доставки и целостности вложений. При обнаружении повреждения, отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах (приложение 1). Первый экземпляр остается в секторе регистрации и контроля, второй - приобщается к поступившему материалу, а третий - передается отправителю документов. В случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки, конверт, в котором поступил документ, сохраняется и приобщается к документу, направляемому на рассмотрение.
- осуществление предварительного рассмотрения документов, исходя из содержания и срочности исполнения.
Срочная корреспонденция немедленно проходит процедуру регистрации и передается в отдел референтуры Главы Администрации МГО для определения конкретных исполнителей и оперативной передачи в структурные подразделения, отраслевые (функциональные) органы, подведомственные учреждения Администрации МГО.
К срочной корреспонденции относятся запросы федеральных органов власти, органов власти Челябинской области, судебных, правоохранительных органов с ограниченными по времени сроками исполнения, обращения, касающиеся проведения массовых мероприятий, и другие сообщения, требующие принятие оперативного решения.
- отслеживание поступившей электронной почты на адрес сектора регистрации и контроля info@g-miass.ru.
Корреспонденция, поступившая с пометкой "для Главы Миасского городского округа", "Собрание депутатов Миасского городского округа", заместителей Главы Администрации МГО, перенаправляется на соответствующий электронный адрес.
- простановка штампа установленного образца. Штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа документа, на котором указываются очередной порядковый номер в пределах календарного года, дата поступления.
При личном обращении заинтересованного лица (по его просьбе) штамп проставляется на его копии документа, специалист расписывается, разъясняет порядок прохождения документов в Администрации МГО и сообщает контактные телефоны Управления для получения информации по указанному документу.
4) Критериями для принятия решений при исполнении данной процедуры являются требования:
- Федерального законодательства;
- законодательства Челябинской области, нормативных правовых актов Миасского городского округа;
- Инструкции по делопроизводству в Администрации МГО.
5) Результатом исполнения Административной процедуры является подготовка входящей корреспонденции для внесения в систему электронной регистрации документов.
17. Автоматизированный учет документации с использованием системы электронной регистрации документов.
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты сектора регистрации и контроля Управления.
2) Основанием для начала осуществления Административной процедуры является наличие поступившей в Управление входящей корреспонденции, прошедшей процедуру, изложенную в п. 16 настоящего регламента.
3) Административная процедура исполняется в течение одного рабочего дня и включает в себя следующие административные действия:
- поступившая корреспонденция заносится в электронную базу данных (далее по тексту - СЭД) в день ее поступления, а при поступлении после 16.00 - на следующий рабочий день. Порядок действий по осуществлению регистрации в СЭД определен Техническим регламентом работы в СЭД, разделом "Типовая последовательность действий пользователей СЭД при работе с входящими документами". На каждый входящий документ заводится регистрационная карточка в электронном виде, в которой указываются следующие реквизиты: дата регистрации, регистрационный номер, Ф.И.О. автора обращения, наименование организации корреспондента, исходящий номер и дата отправления, краткое содержание документа,
- при регистрации документа в СЭД осуществляется его проверка на повторность. Повторным считается письмо, поступившее от одного и того же автора (организации) по одному и тому же вопросу (факсом, переадресация), при этом на письме делается отметка "Повторно" и указываются входящий номер и дата первого обращения,
- осуществляется сканирование полного текста документа, с приложениями (при наличии),
- в случае получения письменного ответа на запрос ранее направленный Администрацией МГО, осуществляется поиск в СЭД данных об исполнителе запроса и к документу прикладывается листок с информацией, содержащей Фамилию И.О. руководителя соответствующего подразделения Администрации МГО,
- формируется плановый отчет по объему и видам зарегистрированных документов за месяц и передается начальнику Управления для подготовки сводного отчета о деятельности Управления за отчетный период,
- по поручениям заместителя Главы Администрации (руководителя аппарата) или начальника Управления осуществляется поиск информации по документам, формирование и предоставление внеплановых отчетов.
4) Основания для приостановления Административной процедуры отсутствуют.
5) Критериями для принятия решений при осуществлении административной процедуры являются:
- Федеральное законодательство;
- законодательство Челябинской области, нормативные правовые акты Миасского городского округа;
- технический регламент работы в системе электронной регистрации документов.
6) Результатом исполнения Административной процедуры является создание и своевременное пополнение информационно-поисковой системы по документам Администрации Миасского городского округа, которая затем используется для справочной работы и контроля исполнения документов.
18. Направление обращений на рассмотрение Главе Администрации, заместителям Главы Администрации:
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты Управления и Референтуры Главы Администрации МГО.
2) Основанием для начала осуществления Административной процедуры является наличие поступившей входящей корреспонденции, прошедшей процедуру регистрации в СЭД, а также корреспонденции, отнесенной к категории нерегистрируемой.
3) Административная процедура исполняется в течение одного рабочего дня и включает в себя следующие административные действия:
Дважды в день не позднее 12.00 и 16.00 часов специалисты Управления помещают поступившие документы в папки с надписью "Глава Администрации" и передают их на рассмотрение в отдел референтуры Главы Администрации МГО.
При рассмотрении полученных папок с документами начальник отдела референтуры Главы Администрации МГО:
а) по входящим документам:
- читает содержание документа, по существу обращения определяет перечень руководителей Администрации, предполагаемых исполнителями;
- в соответствии с порядком, определенным Инструкцией по делопроизводству в Администрации МГО, пишет на каждом входящем документе Фамилию И.О. исполнителя (исполнителей) и проекты резолюций, с указанием конкретных сроков исполнения.
б) по исходящим документам:
- просматривает документы;
- осуществляет контроль за качественным исполнением проектов документов по существу вопросов, при этом документы, оформленные с ошибками, опечатками, без соответствующих согласующих виз возвращает исполнителям на доработку с соответствующими пометками на документе;
- помещает документы, прошедшие процедуру проверки, в папки "Глава Администрации" на рассмотрение.
Осуществляет доведение папок со всеми поступившими документами до Главы Администрации МГО в день получения из Управления, при этом выделяет документы, требующие срочного исполнения и рассмотрения в первую очередь, и передает документы немедленно.
В случае временного отсутствия Главы Администрации, входящие документы с пометкой СРОЧНО копируются и передаются (отправляются факсом) для оперативного исполнения соответствующему руководителю по направлению деятельности в соответствии с распределением полномочий в Администрации МГО, при этом оригинал документа помещается в папку на рассмотрение Главе Администрации МГО.
После рассмотрения папок с документами Главой Администрации МГО, специалисты Референтуры сообщают в Управление о готовности документов для осуществления дальнейшей обработки корреспонденции и передачи на исполнение в подразделения Администрации МГО.
4) Критериями для принятия решений при осуществлении административной процедуры являются:
- федеральное законодательство;
- законодательство Челябинской области, нормативные правовые акты Миасского городского округа.
5) Результатом исполнения Административной процедуры является передача корреспонденции на рассмотрение Главе Администрации МГО.
19. Своевременное и оперативное предоставление информации заинтересованным лицам о прохождении корреспонденции:
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты сектора регистрации и контроля Управления.
2) Основанием для начала осуществления Административной процедуры является обращение заинтересованных лиц по вопросу предоставления информации о рассмотрении направленной ими в Администрацию МГО входящей корреспонденции.
Обращения заинтересованных лиц принимаются по телефону или при личном приеме.
3) Административная процедура исполняется в течение одного рабочего дня и включает в себя следующие административные действия:
- при обращении заинтересованного лица специалист уточняет данные о запрашиваемом документе (входящий номер, дату регистрации, наименование организации корреспондента, краткое содержание);
- осуществляет поиск информации по запрашиваемому документу в СЭД;
- по результатам поиска предоставляет заявителю сведения об этапе, итоге рассмотрения обращения, резолюцию должностного лица, Ф.И.О. специалиста, ответственного за подготовку ответа на обращение, и контактный телефон, в рамках компетенции Управления.
4) Критериями для принятия решений при осуществлении Административной процедуры являются:
- федеральное законодательство;
- законодательство Челябинской области, нормативные правовые акты Миасского городского округа.
5) Результатом осуществления Административной процедуры является доведение необходимой информации до сведения обратившегося заинтересованного лица в пределах компетенции Управления.
20. Организация контроля исполнения управленческих решений Главы Администрации и должностных лиц Администрации МГО:
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты сектора регистрации и контроля Управления.
2) Основанием для начала осуществления Административной процедуры является поступление в сектор регистрации и контроля (из отдела референтуры) почты, рассмотренной Главой Администрации МГО с резолюциями, содержащими конкретные контрольные сроки исполнения документов.
3) Административная процедура исполняется в течение одного рабочего дня и включает в себя следующие административные действия:
- внесение содержания резолюции и конкретный контрольный срок исполнения документа в регистрационную карточку каждого документа в СЭД;
- осуществление рассылки (направление документов) исполнителям, в соответствии с резолюциями в электронном виде по СЭД;
- изготовление ксерокопий обращений поставленных на контроль, при этом оригинал документа подшивается в дело, копия направляется на исполнение заместителям Главы Администрации МГО, в структурные подразделения, отраслевые (функциональные) органы, подведомственные учреждения Администрации МГО в полном соответствии с резолюцией, путем раскладывания по соответствующим ячейкам, папкам подразделений;
- ежедневная распечатка отчетов и подшивка в папки, по видам документов, с целью документирования процедур получения документов, ответственными за делопроизводство в соответствующих подразделениях Администрации МГО.
Ответственные за делопроизводство в подразделениях Администрации МГО получают корреспонденцию до 16.30 под роспись в вышеуказанных отчетах;
- осуществление ежедневного контроля исполнения документов путем распечатки информации в виде таблицы, осуществления устных напоминаний исполнителям в соответствии с резолюцией посредством телефонной связи, распечатки и рассылки письменных напоминаний;
- осуществление продления срока исполнения осуществляется на основании решения Главы Администрации МГО, информация об этом заносится в электронную карточку в СЭД с указанием основания для продления.
При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя Главы Администрации мотивированную просьбу о его продлении.
- снятие документа с контроля путем заполнения соответствующего поля карточки документа в СЭД, с указанием реквизитов соответствующего исходящего документа. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
В случае если требуемая информация направляется в электронном виде или факсом, исполнитель обязан сообщить об этом в сектор регистрации и контроля с указанием адреса электронной почты или номера факта и даты отправки для последующего снятия документа с контроля.
Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен или факт исполнения которых документально не зафиксирован в секторе регистрации и контроля считаются не исполненными в срок.
- еженедельное направление отчета (в пятницу до 15-00) о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации МГО начальнику Управления организационной, контрольной и кадровой работы и заместителю Главы Администрации (руководителю аппарата).
Начальник Управления ежеквартально осуществляет анализ исполнительской дисциплины в Администрации МГО в части исполнения контрольных сроков по документам, поступившим в адрес Администрации и зарегистрированным сектором регистрации и контроля.
4) Критериями для принятия решений при осуществлении административной процедуры являются:
- федеральное законодательство;
- законодательство Челябинской области, нормативные правовые акты Миасского городского округа.
5) Результатом осуществления Административной процедуры является организация системы контроля своевременного исполнения документов, поступивших на рассмотрение в Администрацию Миасского городского округа.
21. Регистрация и отправка исходящих писем Главы Администрации МГО:
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты сектора регистрации и контроля Управления.
2) Основанием для начала осуществления Административной процедуры является поступление на регистрацию в Управление исходящих писем Главы Администрации МГО.
3) Административная процедура исполняется в срок не более 2-х рабочих дней и включает в себя следующие административные действия:
- проверка правильности оформления представленных к регистрации и отправке исходящих писем.
Исходящие письма должны быть согласованы в установленном порядке, подписаны Главой Администрации МГО, а в случае его отсутствия должностным лицом, исполняющим его обязанности. На регистрацию и отправку исходящие письма принимаются в трех экземплярах, при этом подлинник направляется адресату, копия с визами подшивается в дело в секторе регистрации и контроля Управления, копия с регистрационным номером возвращается исполнителю.
Ответственность за оформление документа, в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации МГО, его грамотное изложение лежит на его исполнителе.
- простановка факсимильной подписи на копиях письма, при этом текст копии должен быть оформлен в строгом соответствии с текстом подписанного оригинала;
- сканирование полного текста исходящего письма с приложениями (при наличии);
- регистрация исходящего письма в СЭД путем заполнения электронной регистрационной карточки, которая содержит дату и номер регистрации, фамилию исполнителя, фамилию подписавшего должностного лица, краткое содержание. В том случае, если исходящее письмо является ответом на обращение, последнее снимается с контроля, о чем делается отметка в СЭД.
- отправка исходящих писем Главы Администрации Миасского городского округа (далее по тексту - документов).
Документы отправляются через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а также через средства электронной и факсимильной связи. Отправка документов в Администрации Миасского городского округа осуществляется децентрализовано, при этом:
а) документы, подготовленные заместителем Главы Администрации (руководителем аппарата), начальником Управления организационной, контрольной и кадровой работы, начальником Управления учета и отчетности отправляются специалистом сектора регистрации и контроля Управления;
б) документы, подготовленные руководителями структурными подразделений, отраслевых (функциональных) органов, подведомственных учреждений и предприятий Администрации Миасского городского округа, не перечисленные в подпункте а), отправляются ответственными за делопроизводство в указанных подразделениях.
5) Критериями для принятия решений при осуществлении административной процедуры являются:
- федеральное законодательство;
- законодательство Челябинской области, нормативные правовые акты Миасского городского округа.
6) Результатом осуществления Административной процедуры является регистрация и организация отправки исходящих писем Администрации МГО.
22. Формирование дел, учет и оперативное хранение дел Управления:
1) Ответственными за исполнение Административной процедуры являются специалисты сектора регистрации и контроля Управления.
2) Основанием для начала осуществления административной процедуры является наличие документов, прошедших процедуру регистрации, требующих оперативного хранения в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел Администрации МГО и Инструкцией по делопроизводству в Администрации МГО.
3) Административная процедура исполняется раз в месяц по мере накопления поступивших документов и предусматривает осуществление административных действий в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной в Администрации МГО.
4) Критериями для принятия решений при осуществлении административной процедуры являются:
- федеральное законодательство;
- законодательство Челябинской области, нормативные правовые акты Миасского городского округа.
5) Результатом осуществления Административной процедуры является формирование архива документов Управления.
23. Основания для приостановления муниципальной функции отсутствуют.
24. Блок-схема исполнения муниципальной функции приведена в приложении 2 к настоящему Административному регламенту.
IV. Порядок и формы контроля
за исполнением муниципальной функции
25. Контроль исполнения муниципальной функции осуществляют в рамках своей компетенции:
- начальник Управления организационной, контрольной и кадровой работы;
- заместитель Главы Администрации (руководитель аппарата).
26. Начальник Управления организационной, контрольной и кадровой работы организует текущий контроль исполнения действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции.
Текущий контроль, а также меры воздействия за нарушения требований Административного регламента определяются в соответствии с Порядком оценки соответствия качества фактически предоставляемых муниципальных услуг принятым стандартам, утвержденным Постановлением Администрации МГО от 01.02.2010 № 131 и постановлением Администрации № 7332 от 15.11.2013 "О проведении мониторинга качества предоставления государственных и муниципальных услуг в Миасском городском округе".
27. Персональная ответственность специалистов Управления за соблюдение требований настоящего Административного регламента закрепляется в должностных Инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и законодательства Челябинской области.
28. Порядок и периодичность исполнения плановых и внеплановых проверок полноты и качества исполнения Муниципальной функции:
1) Контроль за полнотой и качеством исполнения Муниципальной функции осуществляется в форме:
- проведения проверок;
- рассмотрения жалоб на действия (бездействие) специалистов Управления, ответственных за организацию работы по исполнению Муниципальной функции, предусмотренной настоящим Административным регламентом.
Плановые проверки проводятся в соответствии с утвержденным Главой Администрации планом.
2) Внеплановые проверки организуются и проводятся Администрацией МГО в случае получения обращений заинтересованных лиц с жалобами на нарушения их прав и законных интересов действиями (бездействием) специалистов Управления.
29. Внешний контроль за соблюдением последовательности действий, перечисленных в разделе III настоящего Регламента, осуществляется Главой Администрации Миасского городского округа.
30. Внутренний контроль за надлежащим исполнением муниципальной функции осуществляется заместителем Главы Администрации (руководителем аппарата) и начальником Управления организационной, контрольной и кадровой работы.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) специалистов управления,
а также должностных лиц Администрации МГО
31. Заинтересованные лица имеют право на досудебное обжалование действий (бездействия) специалистов Управления в ходе исполнения муниципальной функции.
Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются нарушения сроков и положений настоящего регламента специалистами Управления.
32. Основанием для приостановления рассмотрения жалобы являются:
- неразборчиво написанный текст письменной жалобы, или он не поддается прочтению, о чем сообщается лицу, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- наличие в жалобе вопроса, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами и обращениями, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
Глава Администрации Миасского городского округа либо уполномоченное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемая жалоба либо обращение направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется лицо, направившее обращение.
- случай, если ответ по существу жалобы не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Заинтересованному лицу, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
К случаям, когда ответ на жалобу не дается, являются:
- отсутствие фамилии, имени, отчества направившего жалобу, и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ;
- при получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу специалиста, руководителей органов местного самоуправления, а также членов их семей, о чем сообщается лицу, направившему указанную жалобу, а также о недопустимости злоупотребления правом.
В случае если причины, по которым ответ по существу жалобы не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить жалобу.
33. Основаниями для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в Администрацию Миасского городского округа либо в Управление в устной или письменной форме жалобы заинтересованных лиц.
34. При направлении жалобы в письменной форме заинтересованное лицо в обязательном порядке указывает:
- наименование органа местного самоуправления, в который направляется письменная жалоба;
- фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, должность соответствующего лица, а также свою фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения;
- суть жалобы;
- личная подпись и дата.
В случае необходимости в подтверждение доводов к жалобе прилагаются документы материалы либо их копии.
35. Заинтересованные лица имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалоб.
36. Жалоба может быть направлена на имя Главы округа, Главы Администрации МГО, заместителя Главы Администрации (руководителя аппарата).
Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта, а также может быть принята при личном приеме.
Жалоба в устной форме может быть подана на личном приеме граждан, а также по телефонам и адресам, указанным в пункте 11 настоящего Регламента.
При приеме жалобы в устной форме предъявляется документ, удостоверяющий личность. Содержание устной жалобы заносится в карточку приема. В случае если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе приема, о чем делается запись в карточке приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных вопросов.
37. Письменная жалоба рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю не позднее 15 дней с момента рассмотрения.
В случае направления запроса органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения жалобы документов и материалов, Глава Администрации Миасского городского округа либо иное уполномоченное лицо вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 15 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения лицо, направившее жалобу.
38. В случае несогласия с результатами досудебного обжалования, а также на любой стадии рассмотрения спорных вопросов заинтересованное лицо имеет право на обжалование решений, действий или бездействия сотрудников в судебном порядке.
Приложение 1
к Административному регламенту,
утвержденному постановлением
Администрации
Миасского городского округа
Челябинской области
от 9 сентября 2014 г. № 5504
Администрация
Миасского городского округа
АКТ
от __________ № ____________
о проверке наличия почтового
вложения
Акт составлен
___________________________________________________________________________
(наименование должности и фамилия сотрудника)
При вскрытии конверта от адресанта ________________________________________
(наименование)
не обнаружено
___________________________________________________________________________
(вид вложения)
Акт составлен в 2-х экземплярах. Первый экземпляр направлен адресанту
___________________________________________________________________________
(наименование)
второй экземпляр - в дело № _____________
Наименование должности
специалиста _____________ И.О. Фамилия
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование должности
руководителя _____________ И.О. Фамилия
(подпись) (расшифровка подписи)
Приложение 2
к Административному регламенту,
утвержденному постановлением
Администрации
Миасского городского округа
Челябинской области
от 9 сентября 2014 г. № 5504
Блок-схема
исполнения муниципальной функции
"Документационное обеспечение деятельности
Главы Администрации Миасского городского округа,
заместителей Главы Администрации"
Прием и регистрация входящей корреспонденции
(распределение корреспонденции, проверка
правильности
указания адресата корреспонденции и целостности
упаковки)
\/
\/ 1. Корреспонденция, адресованная Главе
Миасского городского округа, руководителям
Автоматизированный отраслевых (функциональных) органов,
учет документации муниципальных учреждений перенаправляется по
с использованием принадлежности.
программы электронной 2. Ошибочно доставленная корреспонденция
регистрации возвращается на почтовое отделение.
3. Отказ в регистрации при наличии оснований
указанных в пп. 5, п. 19 настоящего
регламента
\/
Направление
на рассмотрение обращений референтура Главы
заявителей Главе < > Администрации
Администрации,
заместителям Главы
Администрации (ежедневно /\
в 13-00 и 16-00)
\/ \/
Своевременное Глава Администрации
и оперативное Миасского городского
предоставление информации округа
заинтересованным лицам
о прохождении
корреспонденции
\/
Организация контроля
исполнения управленческих
решений Главы
Администрации и
заместителей Главы
Администрации МГО
\/
Регистрация и отправка
исходящих писем Главы
Администрации МГО
\/
Формирование дел, учет и
оперативное хранение дел
Управления
------------------------------------------------------------------